1. Introducción e información de la empresa
En cumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos (“RGPD”), la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (“LOPDGDD”), y demás normativa aplicable en materia de protección de datos, se informa a los usuarios de que los datos personales que se recaben a través de los distintos canales de contacto, formularios, contratación de servicios, plataformas educativas, comunicaciones electrónicas y, en general, mediante cualquier interacción con Academia LinguaNova España, S.L. serán tratados de conformidad con la presente política de privacidad.
Responsable del tratamiento: Academia LinguaNova España, S.L.
Domicilio social: Calle de Alcalá, 58, 28014 Madrid, España
Correo electrónico: [email protected]
Teléfono: +34 917 48 92 15
La presente política se aplica a los tratamientos de datos realizados por Academia LinguaNova España, S.L. en el marco de su actividad como academia de idiomas, incluyendo la gestión de solicitudes de información, matrícula, impartición de clases presenciales y/o online, seguimiento académico, atención al alumnado, gestión administrativa y comercial, y comunicaciones relacionadas con sus servicios.
2. Recogida y tratamiento de datos personales
Academia LinguaNova España, S.L. podrá tratar las siguientes categorías de datos personales, según la relación mantenida con el interesado y la finalidad del tratamiento:
- Datos identificativos: nombre y apellidos, documento identificativo, fecha de nacimiento, nacionalidad, firma.
- Datos de contacto: dirección postal, correo electrónico, número de teléfono.
- Datos académicos y formativos: nivel de idioma, historial de formación, resultados de pruebas de nivel, asistencia, progreso y evaluaciones.
- Datos económicos y de facturación: datos necesarios para la gestión de pagos, recibos, facturación y, en su caso, devoluciones.
- Datos de comunicaciones: mensajes enviados por medios electrónicos, formularios web, llamadas telefónicas y comunicaciones con el personal de la academia.
- Datos técnicos y de navegación: dirección IP, identificadores de dispositivos, logs de acceso y datos derivados del uso de la web o plataformas educativas, cuando proceda.
- Datos de imagen y voz: en caso de grabaciones autorizadas de clases, tutorías o eventos formativos, siempre que exista base jurídica para ello.
Los datos podrán ser facilitados por el propio interesado, por sus representantes legales, por centros educativos, empresas u otras entidades con las que exista relación contractual o precontractual, o generados como consecuencia de la prestación de los servicios académicos.
En general, la aportación de los datos solicitados es necesaria para la prestación de los servicios. Si no se facilitan determinados datos, podría no ser posible gestionar adecuadamente la solicitud, la matrícula, el seguimiento académico o la relación contractual.
3. Finalidades del tratamiento de datos
Academia LinguaNova España, S.L. tratará los datos personales para las siguientes finalidades:
- Gestionar solicitudes de información, contacto, presupuestos y pruebas de nivel.
- Formalizar, ejecutar y administrar la matrícula y la relación contractual con el alumnado o sus representantes.
- Impartir clases, realizar seguimiento académico, evaluaciones, tutorías y atención personalizada.
- Gestionar incidencias, reclamaciones, sugerencias y solicitudes de soporte.
- Emitir facturas, gestionar cobros, pagos, devoluciones y obligaciones contables, fiscales y administrativas.
- Enviar comunicaciones relacionadas con el servicio contratado, avisos de clase, cambios de horario, recordatorios y avisos organizativos.
- Enviar comunicaciones comerciales sobre cursos, promociones, actividades, talleres o novedades de la academia, cuando exista habilitación legal para ello.
- Garantizar la seguridad de las instalaciones, sistemas y usuarios, así como la prevención del fraude o usos indebidos.
- Cumplir obligaciones legales aplicables a Academia LinguaNova España, S.L.
No se tomarán decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre el interesado sin intervención humana, salvo que se informe debidamente y exista una base jurídica que lo permita.
4. Base jurídica del tratamiento
El tratamiento de datos personales por parte de Academia LinguaNova España, S.L. se fundamenta, según el caso, en las siguientes bases legales:
- Ejecución de un contrato o aplicación de medidas precontractuales, para gestionar solicitudes, matrículas y la prestación de servicios educativos.
- Consentimiento del interesado, para determinadas finalidades como el envío de comunicaciones comerciales cuando resulte exigible, la publicación de imágenes, o el uso de ciertos datos no necesarios para la relación principal.
- Cumplimiento de obligaciones legales, fiscales, contables, educativas, de consumo, de protección de datos o de otra normativa aplicable.
- Interés legítimo de Academia LinguaNova España, S.L., por ejemplo, para mejorar la calidad del servicio, garantizar la seguridad, prevenir el fraude, atender consultas o gestionar comunicaciones internas y organizativas, siempre que no prevalezcan los derechos y libertades del interesado.
- Protección de intereses vitales cuando, de forma excepcional, sea necesario para proteger la integridad física de una persona.
Cuando el tratamiento se base en el consentimiento, este podrá ser retirado en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo a su retirada.
5. Cesión de datos y terceros destinatarios
Con carácter general, Academia LinguaNova España, S.L. no cederá datos personales a terceros salvo obligación legal, necesidad contractual o consentimiento del interesado.
No obstante, los datos podrán ser comunicados a los siguientes destinatarios o categorías de destinatarios:
- Proveedores de servicios que actúan como encargados del tratamiento, tales como servicios de alojamiento web, plataformas de gestión académica, herramientas de videoconferencia, mensajería, soporte técnico, mantenimiento informático, asesoría contable, fiscal o jurídica.
- Entidades bancarias y pasarelas de pago para la gestión de cobros y pagos.
- Administraciones públicas, juzgados y tribunales, cuando exista una obligación legal o requerimiento válido.
- Entidades aseguradoras, cuando resulte necesario para la gestión de pólizas, siniestros o coberturas vinculadas a la actividad.
- Empresas colaboradoras o centros asociados, únicamente cuando sea necesario para la prestación del servicio contratado y exista base jurídica suficiente.
Academia LinguaNova España, S.L. suscribirá con los encargados del tratamiento los contratos exigidos por la normativa de protección de datos, asegurando que dichos terceros actúan siguiendo instrucciones, con garantías adecuadas y aplicando medidas de seguridad apropiadas.
6. Transferencias de datos a terceros países
Con carácter general, Academia LinguaNova España, S.L. procurará que el tratamiento de los datos se realice dentro del Espacio Económico Europeo. No obstante, algunos proveedores tecnológicos o de servicios pueden estar ubicados fuera del EEE o almacenar datos en terceros países.
En tales casos, las transferencias internacionales se realizarán únicamente cuando exista una base jurídica adecuada y se adopten las garantías exigidas por el RGPD, tales como:
- Decisión de adecuación de la Comisión Europea.
- Cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea.
- Normas corporativas vinculantes u অন্যান্য mecanismos válidos conforme a la normativa aplicable.
Si desea obtener más información sobre las transferencias internacionales aplicables a un servicio concreto, puede solicitarla a través de los datos de contacto indicados en esta política.
7. Plazo de conservación de los datos
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la que fueron recabados y, posteriormente, durante los plazos legalmente exigibles para atender posibles responsabilidades.
Con carácter orientativo:
- Los datos relativos a solicitudes de información se conservarán durante el tiempo necesario para atender la solicitud y, en su caso, durante un plazo prudencial para seguimiento comercial, salvo oposición o retirada del consentimiento cuando corresponda.
- Los datos vinculados a la relación contractual y académica se conservarán mientras esta subsista y, posteriormente, durante los plazos de prescripción legal aplicables.
- La documentación contable, fiscal y administrativa se conservará durante los plazos exigidos por la normativa correspondiente.
- Las grabaciones, imágenes o materiales audiovisuales se conservarán durante el tiempo imprescindible para la finalidad informada o hasta la revocación del consentimiento, cuando este sea la base jurídica.
Una vez finalizados los plazos aplicables, los datos serán suprimidos, bloqueados o anonimizados conforme a la legislación vigente.
8. Derechos de las personas interesadas
Las personas interesadas podrán ejercer, en los términos previstos por la normativa aplicable, los siguientes derechos:
- Acceso: conocer si Academia LinguaNova España, S.L. trata o no sus datos personales y obtener información sobre el tratamiento.
- Rectificación: solicitar la modificación de los datos inexactos o incompletos.
- Supresión: solicitar la eliminación de sus datos cuando proceda legalmente.
- Limitación del tratamiento: solicitar que se restrinja el tratamiento en determinadas circunstancias.
- Portabilidad: recibir sus datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, o solicitar su transmisión a otro responsable cuando sea técnicamente posible.
- Oposición: oponerse al tratamiento basado en interés legítimo o a la recepción de comunicaciones comerciales.
Asimismo, cuando proceda, el interesado podrá solicitar la revisión de decisiones automatizadas con efectos jurídicos o significativos, si las hubiera.
Para ejercer estos derechos, podrá dirigirse a Academia LinguaNova España, S.L. mediante escrito remitido a la dirección postal indicada o al correo electrónico [email protected], acompañando copia de un documento acreditativo de su identidad y especificando el derecho que desea ejercer.
Si la solicitud se presenta por representante, deberá acreditarse debidamente dicha representación.
9. Retirada del consentimiento
Cuando el tratamiento de datos personales se base en el consentimiento, la persona interesada podrá retirarlo en cualquier momento enviando una solicitud a Academia LinguaNova España, S.L. a través del correo electrónico [email protected] o por escrito al domicilio social indicado.
La retirada del consentimiento no afectará a la licitud del tratamiento realizado con anterioridad. En caso de retirada, Academia LinguaNova España, S.L. cesará el tratamiento afectado salvo que exista otra base jurídica que lo legitime.
10. Derecho a reclamar ante la autoridad de control
Si considera que el tratamiento de sus datos personales no se ajusta a la normativa vigente, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), especialmente si no ha obtenido satisfacción en el ejercicio de sus derechos.
Puede obtener más información en el sitio web de la AEPD: https://www.aepd.es
No obstante, antes de presentar una reclamación, le invitamos a contactar con Academia LinguaNova España, S.L. para intentar resolver cualquier incidencia de forma amistosa.
11. Seguridad de los datos
Academia LinguaNova España, S.L. aplica medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, con el fin de proteger los datos personales frente a la destrucción, pérdida, alteración accidental o ilícita, comunicación o acceso no autorizados, así como frente a cualquier otra forma de tratamiento ilícito.
Entre otras, estas medidas pueden incluir controles de acceso, copias de seguridad, cifrado cuando resulte procedente, políticas de contraseñas, formación del personal, seudonimización, acuerdos de confidencialidad y supervisión de proveedores.
No obstante, el usuario debe ser consciente de que ninguna medida de seguridad en Internet es absolutamente inexpugnable, aunque Academia LinguaNova España, S.L. trabaja para reducir al máximo los riesgos asociados al tratamiento de la información.
12. Información de contacto
Para cualquier cuestión relativa a la presente política de privacidad, al tratamiento de sus datos personales o al ejercicio de sus derechos, puede contactar con:
Academia LinguaNova España, S.L.
Calle de Alcalá, 58, 28014 Madrid, España
Correo electrónico: [email protected]
Teléfono: +34 917 48 92 15
13. Cambios en la política de privacidad
Academia LinguaNova España, S.L. se reserva el derecho de modificar la presente política de privacidad para adaptarla a novedades legislativas, jurisprudenciales, criterios de la autoridad de control, cambios en los servicios ofrecidos o en la operativa de tratamiento de datos.
Cuando se introduzcan cambios significativos, se informará a los usuarios por medios razonables, especialmente cuando dichos cambios afecten a tratamientos que requieran consentimiento o supongan una variación relevante en la forma de tratar los datos.
Se recomienda revisar periódicamente esta política para estar informado sobre cómo Academia LinguaNova España, S.L. protege y trata sus datos personales.